KI-Kompetenz nachweisen: Müssen Unternehmen KI-Schulungen dokumentieren?

Was verlangt Artikel 4 nach der Änderung von 2026?

Die Anforderungen an KI-Kompetenz gelten seit dem 2. Februar 2025. Artikel 113 der KI-Verordnung ordnet diesen früheren Geltungsbeginn für Kapitel I an, zu dem Artikel 4 gehört.¹

Die Digital-Omnibus-Verordnung zur KI hat Artikel 4 neu gefasst. Sie wurde am 24. Juli 2026 im EU-Amtsblatt veröffentlicht und trat nach ihrem Artikel 4 am dritten Tag danach, also am 27. Juli 2026, in Kraft.²

Nach dem aktuellen Artikel 4 Absatz 1 müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz ihres Personals und weiterer in ihrem Auftrag mit KI befasster Personen ergreifen. Dabei sind unter anderem Vorwissen, Erfahrung, Ausbildung, Einsatzkontext und betroffene Personengruppen zu berücksichtigen.¹²

Die Neufassung grenzt diese Pflicht ausdrücklich ab:

„Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“

Artikel 4 Absatz 1 der KI-Verordnung in der Fassung der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI.²

Daraus lässt sich für die Dokumentation ableiten: Der sinnvolle Ausgangspunkt ist nicht die pauschale Bescheinigung, jemand sei für jede KI-Anwendung kompetent. Nachvollziehbar sein sollte vielmehr, welche Unterstützung das Unternehmen für den konkreten Einsatz organisiert hat.

Dieser Artikel behandelt die Dokumentation solcher Maßnahmen nach Artikel 4. Er ist keine vollständige Prüfung sämtlicher Pflichten eines KI-Systems. Zur grundsätzlichen Einordnung alltäglicher Nutzung lesen Sie unseren Beitrag Muss ich Mitarbeiter schulen, die nur ChatGPT nutzen?.

Müssen Unternehmen KI-Schulungen dokumentieren?

Artikel 4 selbst enthält keine ausdrückliche Dokumentationspflicht für Schulungen. Er nennt weder eine Pflichtfeldliste noch ein vorgeschriebenes Protokoll.¹ Die EU-Kommission erläutert dazu, dass Unternehmen interne Aufzeichnungen über Schulungen oder andere unterstützende Maßnahmen führen können.⁴

Die Bundesnetzagentur geht in ihrer praktischen Orientierung einen Schritt weiter: Sie empfiehlt ausdrücklich eine gute Dokumentation, damit Unternehmen ihre Maßnahmen nachvollziehbar belegen können.³

Die Unterscheidung ist wichtig: Die Maßnahme ist gesetzlich gefordert; die hier beschriebene Dokumentation ist eine behördlich empfohlene Umsetzung, keine zusätzlich in Artikel 4 formulierte Formularpflicht.¹³

Praktisch spricht deshalb viel dafür, nicht nur Teilnahmebescheinigungen abzulegen, sondern auch kurz festzuhalten, warum die gewählte Maßnahme zum betrieblichen KI-Einsatz passt. Eine mögliche Begründung wäre: „Unsere Beschäftigten erstellen Textentwürfe. Deshalb behandeln wir insbesondere fehlerhafte Ausgaben, Ergebnisprüfung und unsere internen Regeln für Eingabedaten.“ Das ist ein Beispiel für eine eigene betriebliche Einordnung, kein gesetzlich vorgegebener Mustertext.

Welche Angaben sollte ein KI-Schulungsnachweis enthalten?

Die Bundesnetzagentur nennt für die Dokumentation insbesondere Art der Maßnahme, inhaltlichen und zeitlichen Umfang sowie teilnehmende Personen.³

In Anlehnung daran und als praktische Ergänzung empfehlen wir folgende Vorlage. Sie ist keine gesetzliche Pflichtfeldliste, sondern ein Vorschlag für eine nachvollziehbare Ablage:

Die Beispielangaben sind frei gewählt. Insbesondere stellt die genannte Dauer keine Empfehlung für eine ausreichende Schulungslänge dar.

Für die Ablage lässt sich daraus ein einfacher Aufbau ableiten: ein gemeinsamer Datensatz zur Maßnahme plus die zugehörigen Teilnahmenachweise. So könnten Inhalte, Schulungsversion und betriebliche Einordnung einmal zentral hinterlegt werden, während die Übersicht je Person Datum und Abschluss festhält.

Bei der praktischen Umsetzung empfehlen wir, die damals verwendete Inhaltsübersicht oder die verfügbaren Schulungsunterlagen mit abzulegen. Ein Link auf eine später veränderte Kursbeschreibung erklärt sonst nicht mehr zuverlässig, worum es zum Zeitpunkt der Teilnahme ging.

Reichen eine Teilnehmerliste, ein digitales Protokoll oder ein Zertifikat?

Ein Zertifikat ist keine Voraussetzung nach Artikel 4. Die EU-Kommission nennt ausdrücklich interne Aufzeichnungen als mögliche Dokumentation.⁴

Daraus lässt sich ableiten, dass je nach Maßnahme beispielsweise eine Teilnehmerliste mit zugehörigen Folien, eine Tabelle mit Abschlussangaben oder ein digitaler Schulungsverlauf geeignet sein kann, die Durchführung nachvollziehbar festzuhalten. Das Dateiformat allein entscheidet aus dieser praktischen Sicht nicht über die Aussagekraft.

Achten Sie besonders darauf, Einladung, Teilnahme und Abschluss nicht gleichzusetzen. Eine versendete Einladung belegt für sich genommen nur die Einladung. Für einen abgeschlossenen Kurs wären dagegen ein zuordenbarer Abschlussdatensatz oder eine entsprechende Bestätigung die passendere Dokumentation.

Eine handschriftliche Unterschrift verlangt Artikel 4 ebenfalls nicht.¹ Für andere Unterweisungen lässt sich daraus nichts pauschal ableiten. Die Unterschiede erläutert unser Beitrag Braucht eine Pflichtunterweisung eine Unterschrift?.

Ein Zertifikat kann als übersichtliche Zusammenfassung nützlich sein. Wir empfehlen aber, es nicht als pauschale Bestätigung der Rechtmäßigkeit des gesamten KI-Einsatzes zu verstehen: Es sollte erkennbar bleiben, welche konkrete Maßnahme und gegebenenfalls welche Lernkontrolle es bescheinigt.

Ist eine Prüfung oder ein Quiz vorgeschrieben?

Die Europäische Kommission stellt klar, dass Artikel 4 keine Pflicht zur Messung des KI-Wissens der Beschäftigten enthält.⁴ Die aktuelle Vorschrift verlangt zudem gerade keine Garantie eines bestimmten individuellen Kompetenzniveaus.²

Eine Lernkontrolle kann deshalb eine freiwillige Ergänzung sein. Als praktische Anwendung bietet sich etwa an, anhand typischer Arbeitssituationen zu prüfen, ob die im Kurs behandelten Regeln verstanden wurden.

Wird eine solche Kontrolle durchgeführt, empfehlen wir, das Ergebnis eindeutig auf die konkrete Maßnahme zu beziehen. „Lernkontrolle zum Grundlagenkurs bestanden“ ist präziser als „umfassende KI-Kompetenz nachgewiesen“. Eine bestimmte Fragenzahl oder Bestehensquote wird durch diese Empfehlung nicht zur gesetzlichen Vorgabe.

Beispiel: Wie kann ein kleines Unternehmen die Nachweise organisieren?

Das folgende fiktive Beispiel zeigt eine mögliche Organisation, keine behördlich vorgegebene Umsetzung und keine Garantie für die Erfüllung von Artikel 4.

Ein Unternehmen hat 20 Mitarbeitende. Zwölf verwenden generative KI für Textentwürfe und Zusammenfassungen. Die Geschäftsführung entscheidet sich nach Prüfung der Aufgaben und Vorkenntnisse für einen gemeinsamen Grundlagenkurs und eine ergänzende Einweisung in die eigenen Nutzungsregeln.

Für diesen Fall könnte die Ablage so aussehen:

1. Betriebliche Einordnung: Eine kurze Notiz beschreibt die eingesetzten Werkzeuge, Aufgaben, relevanten Risiken und den daraus abgeleiteten Schulungsbedarf.
2. Maßnahmenunterlagen: Kursbeschreibung, Inhaltsstand und die ergänzend besprochenen internen Regeln werden gemeinsam hinterlegt.
3. Personenübersicht: Für die zwölf betroffenen Mitarbeitenden wird festgehalten, wer welche Maßnahme wann tatsächlich absolviert hat. Noch ausstehende Teilnahmen bleiben als solche erkennbar.
4. Anpassungen: Wird später ein neues Werkzeug eingeführt oder eine Aufgabe wesentlich verändert, wird geprüft, ob eine ergänzende Einweisung sinnvoll ist. Durchgeführte Ergänzungen erhalten einen eigenen Eintrag.

So lässt sich im Beispiel nicht nur ein einzelnes Zertifikat finden, sondern auch erklären, was das Unternehmen insgesamt getan hat. Die Entscheidung über passende Inhalte bleibt dabei eine betriebliche Aufgabe.

Welche Formate dafür infrage kommen, erläutert unser Vergleich KI-Schulung für Mitarbeiter: 5 Wege und ihre Kosten.

Müssen KI-Schulungsnachweise jährlich erneuert werden?

Artikel 4 nennt weder einen jährlichen Wiederholungsrhythmus noch ein allgemeines Ablaufdatum für Schulungsnachweise.¹ Die Bundesnetzagentur empfiehlt allerdings, Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen und KI-Kompetenzen bedarfsorientiert aufzufrischen, etwa bei veränderten Systemen oder Einsatzkontexten.³

Daraus lässt sich ableiten: Ein alter Nachweis dokumentiert eine frühere Maßnahme. Er beantwortet nicht automatisch die Frage, ob diese noch zum heutigen Einsatz passt.

Als organisatorische Lösung empfehlen wir deshalb, bei neuen KI-Werkzeugen, veränderten Tätigkeiten oder erkannten Verständnisproblemen den Unterstützungsbedarf erneut zu prüfen. Zusätzliche Maßnahmen könnten in der bestehenden Übersicht ergänzt werden, statt den früheren Eintrag einfach zu überschreiben.

Wie lange dürfen Unternehmen KI-Schulungsnachweise aufbewahren?

Artikel 4 legt keine feste Aufbewahrungsfrist fest.¹ Eine pauschale Jahreszahl lässt sich aus dieser Vorschrift deshalb nicht begründen.

Bei personenbezogenen Nachweisen ist außerdem die DSGVO zu beachten. Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben c, e und f verlangt Datenminimierung, zweckbezogene Speicherbegrenzung und angemessenen Schutz. Artikel 6 setzt eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung voraus; Artikel 32 verlangt risikogerechte technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.⁵

Daraus leiten wir für die Praxis ab: Legen Sie fest, wofür Sie die Nachweise benötigen, welche Angaben dafür erforderlich sind, wer darauf zugreifen darf und wann die weitere Aufbewahrung überprüft wird. Eine für alle Beschäftigten frei zugängliche Liste mit individuellen Testergebnissen wäre kein sinnvoller Standard für eine reine Schulungsablage.

Auch Rechtsansprüche können für die Speicherdauer relevant sein: Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe e DSGVO sieht eine Ausnahme von der Löschung vor, soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung solcher Ansprüche erforderlich ist.⁵ Das ist jedoch keine pauschale Erlaubnis, sämtliche Schulungsdaten unbegrenzt aufzubewahren.

Für die konkrete Löschfrist empfehlen wir daher, den tatsächlichen Nachweiszweck und etwaige weitere gesetzliche oder vertragliche Anforderungen im eigenen Unternehmen zu prüfen.

Wer bewertet, ob der Nachweis ausreicht?

Für die Marktüberwachung der KI-Verordnung ist in Deutschland nach § 2 Absatz 1 KI-MIG grundsätzlich die Bundesnetzagentur zuständig. Das Gesetz sieht daneben besondere Zuständigkeiten vor, beispielsweise im Finanzbereich.⁷

Bei einem zivilrechtlichen Streit ist außerdem nicht allein die Bezeichnung eines Dokuments maßgeblich. Nach § 286 ZPO entscheidet das Gericht grundsätzlich anhand des gesamten Verhandlungsinhalts und der Beweisaufnahme über die Wahrheit einer Tatsachenbehauptung; gesetzliche Beweisregeln bleiben vorbehalten.⁶

Daraus lässt sich für die Gestaltung der Nachweise ableiten: Verständliche, zusammenpassende Angaben sind hilfreicher als ein möglichst eindrucksvolles Zertifikatsdesign. Ein Protokoll oder Zertifikat sollte die tatsächlich durchgeführte Maßnahme zutreffend beschreiben, nicht eine garantierte rechtliche Wirkung versprechen.

Fazit

KI-Kompetenz nachweisen heißt nicht, ein vorgeschriebenes Zertifikat zu besitzen. Artikel 4 fordert Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung; die Bundesnetzagentur empfiehlt deren Dokumentation.¹³

Für die Praxis empfehlen wir einen schlanken Zusammenhang aus betrieblichem Bedarf, verwendeten Inhalten und tatsächlichen Teilnahmen beziehungsweise Abschlüssen. So können Sie erklären, wen Sie wobei unterstützt haben, ohne aus einer sinnvollen Dokumentation eine unnötig komplizierte Verwaltung zu machen.