Braucht eine Pflichtunterweisung eine Unterschrift?

Muss eine Pflichtunterweisung grundsätzlich unterschrieben werden?

Eine allgemeine Regel nach dem Motto „Jede Pflichtunterweisung muss unterschrieben werden“ gibt es nicht.

Der Begriff Pflichtunterweisung umfasst sehr unterschiedliche betriebliche Pflichten. Entscheidend ist deshalb zunächst, warum eine bestimmte Unterweisung durchgeführt wird und welche Vorschrift dafür gilt.

Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet Arbeitgeber beispielsweise dazu, Beschäftigte ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu unterweisen. § 12 ArbSchG schreibt für diese Unterweisung selbst aber keine Unterschrift des Beschäftigten vor.¹

Andere Vorschriften werden konkreter.

Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt beispielsweise, das Datum jeder Unterweisung und die Namen der unterwiesenen Beschäftigten schriftlich festzuhalten.²

Bei Gefahrstoffen geht die Vorschrift noch einen Schritt weiter: § 14 GefStoffV verlangt, Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung schriftlich festzuhalten und von den unterwiesenen Beschäftigten durch Unterschrift bestätigen zu lassen.³

Die richtige Antwort lautet deshalb:

Ob Sie eine Unterschrift brauchen, hängt von der konkreten Unterweisung und ihrer Rechtsgrundlage ab.

Wo ist eine Unterschrift ausdrücklich vorgeschrieben?

Ein besonders klares Beispiel ist die Gefahrstoffrecht-Unterweisung.

§ 14 Abs. 2 GefStoffV verlangt eine arbeitsplatzbezogene Unterweisung vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich. Inhalt und Zeitpunkt müssen schriftlich festgehalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift bestätigt werden.³

Eine vergleichbare ausdrückliche Regel enthält die Biostoffverordnung. Auch dort müssen Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung schriftlich dokumentiert und durch die Unterschrift der unterwiesenen Beschäftigten bestätigt werden.⁴

Damit unterscheiden sich solche Unterweisungen deutlich von Regelungen, die lediglich eine Maßnahme oder Dokumentation verlangen.

Das zeigt auch, warum eine pauschale Vorlage für sämtliche betrieblichen Schulungen problematisch sein kann.

Wie sieht es bei einer KI-Kompetenz-Schulung aus?

Bei der KI-Kompetenz nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung gibt es keine Vorgabe, dass Beschäftigte ihre Teilnahme handschriftlich bestätigen müssen.

Die Europäische Kommission beantwortet sogar ausdrücklich die Frage, wie Unternehmen ihre Maßnahmen dokumentieren sollen. Ein spezielles Zertifikat sei nicht erforderlich. Organisationen könnten interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen führen.⁶

Das lässt Unternehmen erheblichen Spielraum.

Ein digitaler Schulungsprozess kann beispielsweise dokumentieren:

• welche Person die Schulung erhalten hat,
• welche Version der Inhalte verwendet wurde,
• wann die Schulung begonnen und abgeschlossen wurde,
• ob eine Lernkontrolle vorgesehen war,
• ob diese erfolgreich abgeschlossen wurde,
• welcher Nachweis anschließend erzeugt wurde.

Daraus lässt sich für die Praxis ableiten: Wo keine besondere Form vorgeschrieben ist, ist nicht die handschriftliche Unterschrift das eigentliche Ziel. Entscheidend ist vielmehr, dass die durchgeführte Maßnahme später nachvollziehbar dokumentiert werden kann.

Und was gilt bei einer AGG-Schulung?

Auch beim Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz lohnt sich ein Blick in den tatsächlichen Gesetzestext.

§ 12 Abs. 1 AGG verpflichtet Arbeitgeber zu erforderlichen Maßnahmen zum Schutz vor Benachteiligungen und bezieht ausdrücklich auch vorbeugende Maßnahmen ein. Absatz 2 nennt die berufliche Aus- und Fortbildung und stellt klar, dass eine geeignete Schulung der Beschäftigten zum Zwecke der Verhinderung von Benachteiligungen als Erfüllung dieser Präventionspflicht gilt.⁵

Eine bestimmte Form des Schulungsnachweises oder eine Unterschrift schreibt § 12 AGG dabei nicht vor.⁵

Für Unternehmen stellt sich damit weniger die Frage „Wo bekomme ich eine Unterschrift her?“ als vielmehr:

Wie kann ich später nachvollziehbar zeigen, welche Präventionsmaßnahme tatsächlich durchgeführt wurde?

Auch hier kann eine saubere digitale Dokumentation sinnvoller sein als eine bloße Unterschriftenliste, weil sie zusätzlich festhalten kann, was tatsächlich Gegenstand der Schulung war.

Ist eine Unterschrift überhaupt ein besonders guter Nachweis?

Eine Unterschrift kann ein wichtiger Nachweis sein. Sie dokumentiert jedoch zunächst vor allem, dass eine Person etwas bestätigt hat.

Für die betriebliche Praxis können weitere Informationen mindestens ebenso relevant sein:

• Welche konkrete Schulung wurde durchgeführt?
• Welche Version der Inhalte wurde verwendet?
• Wann wurde sie durchgeführt?
• Wer hat teilgenommen?
• Wurde die Schulung vollständig absolviert?
• Gab es eine Lernkontrolle?
• Was wurde als Abschluss dokumentiert?

Eine einfache Unterschriftenliste beantwortet nicht automatisch alle diese Fragen.

Das ist ein Grund, warum digitale Dokumentation interessant sein kann. Haufe weist für Arbeitsschutzunterweisungen darauf hin, dass die Dokumentation grundsätzlich manuell oder elektronisch erfolgen kann und Unternehmen sie aufbewahren müssen, um die erfolgte Unterweisung bei Bedarf nachweisen zu können.⁸

Wo die jeweilige Vorschrift keine besondere Form verlangt, kann ein nachvollziehbarer elektronischer Audit Trail daher einen sehr aussagekräftigen Nachweis schaffen.

Was ist ein Audit Trail bei einer Schulung?

Ein Audit Trail ist vereinfacht gesagt eine nachvollziehbare Ereigniskette.

Bei einer Online-Schulung kann sie beispielsweise dokumentieren:

1. Eine bestimmte Person wurde einer konkreten Schulung zugeordnet.
2. Die Einladung wurde bereitgestellt.
3. Die Schulung wurde geöffnet.
4. Die Inhalte wurden bearbeitet.
5. Eine Lernkontrolle wurde durchgeführt.
6. Die Schulung wurde erfolgreich abgeschlossen.
7. Ein Nachweis oder Zertifikat wurde erzeugt.

Der Vorteil liegt nicht darin, dass ein Audit Trail automatisch jede gesetzlich verlangte Form ersetzt.

Der Vorteil liegt darin, dass später deutlich genauer nachvollzogen werden kann, was tatsächlich passiert ist.

Wenn die zugrunde liegende Vorschrift keine handschriftliche Unterschrift verlangt, kann eine solche Dokumentation deshalb für Unternehmen sehr praktisch sein.

Kann ich eine Unterschrift einfach elektronisch erfassen?

Hier muss wieder zwischen zwei Fragen unterschieden werden:

1. Ist für die konkrete Unterweisung überhaupt eine Unterschrift vorgeschrieben?
2. Wenn ja: Welche Form der elektronischen Bestätigung erfüllt die konkrete Anforderung?

KomNet NRW weist beispielsweise für Unterweisungen nach der Gefahrstoff- und Biostoffverordnung darauf hin, dass diese Vorschriften ausdrücklich eine Bestätigung durch Unterschrift verlangen.⁷

Deshalb sollte man nicht pauschal davon ausgehen, dass jeder beliebige Klick auf einen Button automatisch einer vorgeschriebenen Unterschrift gleichsteht.

Wenn die spezielle Rechtsgrundlage ausdrücklich eine Unterschrift fordert, sollte die dafür eingesetzte elektronische Lösung genau gegen diese Formanforderung geprüft werden.

Wenn dagegen gar keine Unterschrift vorgeschrieben ist, stellt sich diese Frage häufig nicht. Dann kann eine technisch nachvollziehbare Dokumentation der Schulung der wichtigere Punkt sein.

Was sollten Unternehmen praktisch tun?

Bevor Sie für jede Schulung Unterschriftenlisten erstellen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die jeweilige Rechtsgrundlage.

Ein pragmatischer Ablauf:

1. Klären Sie, welche Vorschrift die Schulung oder Unterweisung verlangt.
2. Prüfen Sie, ob dort eine bestimmte Dokumentation vorgeschrieben ist.
3. Prüfen Sie insbesondere, ob ausdrücklich eine Unterschrift verlangt wird.
4. Ist keine besondere Form vorgeschrieben, wählen Sie einen Nachweis, der die Durchführung möglichst nachvollziehbar dokumentiert.
5. Halten Sie mindestens Person, Schulung, Zeitpunkt und Abschluss sauber fest.
6. Bewahren Sie die Dokumentation so auf, dass sie bei Bedarf wieder auffindbar ist.

Das verhindert zwei typische Fehler: zu wenig dokumentieren oder aus Vorsicht unnötig komplizierte Prozesse aufbauen.

Fazit

Eine Pflichtunterweisung braucht nicht automatisch eine Unterschrift.

Bei manchen Unterweisungen schreibt die konkrete Rechtsgrundlage eine Unterschrift ausdrücklich vor. Die Gefahrstoff- und Biostoffverordnung sind dafür klare Beispiele.³⁴

Andere Regelungen lassen deutlich mehr Spielraum. Bei der KI-Kompetenz nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung ist beispielsweise kein spezielles Zertifikat erforderlich; interne Aufzeichnungen sind ausdrücklich möglich.⁶ Auch § 12 AGG schreibt für eine geeignete Schulung keine bestimmte Unterschriftsform vor.⁵

Für Unternehmen ist deshalb nicht die Frage „Papier oder digital?“ der beste Ausgangspunkt.

Die bessere Frage lautet:

Was verlangt die konkrete Vorschrift und wie kann ich anschließend möglichst einfach und nachvollziehbar belegen, dass wir die Maßnahme tatsächlich durchgeführt haben?