KI-Schulung für Mitarbeiter: 5 Wege und ihre Kosten

Sie haben von einer „KI-Pflichtschulung“ gehört und möchten das Thema für Ihr Unternehmen erledigen? Dann müssen Sie nicht automatisch einen Seminartag für die gesamte Belegschaft buchen.

KI-Kompetenz lässt sich auf verschiedenen Wegen vermitteln: intern, mit eigenen Lernmaterialien, durch externe Trainer, in Seminaren oder mit einer Online-Schulung. Entscheidend ist, dass die Maßnahmen zu den eingesetzten KI-Systemen und den Aufgaben Ihrer Mitarbeiter passen. Einen bestimmten Kurs schreibt Artikel 4 der EU-KI-Verordnung nicht vor.¹

Dieser Artikel zeigt fünf praktikable Wege, ordnet konkrete Anbieterpreise ein und erklärt, wie Sie Schulung, Dokumentation und spätere Auffrischungen zusammenbringen.

Warum gibt es überhaupt eine KI-Schulungspflicht?

Grundlage ist Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, besser bekannt als EU AI Act oder EU-KI-Verordnung. Die Vorschrift zur KI-Kompetenz gilt seit dem 2. Februar 2025. Angesprochen sind Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, nicht nur Unternehmen, die selbst KI entwickeln.¹

Auch gewöhnliche Büroanwendungen können darunterfallen: Die Europäische Kommission nennt ausdrücklich Mitarbeiter, die ChatGPT beispielsweise für Werbetexte oder Übersetzungen einsetzen. Sie sollen unter anderem über das Risiko plausibel klingender, aber falscher Antworten informiert werden.²

Im Gesetz heißt das Thema KI-Kompetenz. Bezeichnungen wie „KI-Awareness-Schulung“, „KI-Kompetenztraining“ oder „KI-Pflichtschulung“ beschreiben in diesem Zusammenhang unterschiedliche Angebote zur Umsetzung. Sie stehen nicht für ein einheitliches, gesetzlich vorgeschriebenes Kursprodukt.

Wichtig für den Rechtsstand 2026

Artikel 4 wurde 2026 geändert. In der konsolidierten Fassung vom 27. Juli 2026 verlangt er Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz des Personals und weiterer im Auftrag tätiger Personen zu unterstützen. Zugleich stellt er ausdrücklich klar, dass Anbieter und Betreiber kein bestimmtes individuelles Kompetenzniveau garantieren müssen.¹

Die Pflicht ist damit nicht entfallen. Ältere Darstellungen, die allein den ursprünglichen Wortlaut über ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz wiedergeben, bilden aber nicht mehr den aktuellen Gesetzestext ab.

Was schreibt das Gesetz vor – und was nicht?

Artikel 4 gibt die Richtung vor, aber keinen fertigen Stundenplan. Zu berücksichtigen sind insbesondere technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, der Einsatzkontext und die Personen, auf die sich der KI-Einsatz auswirkt.¹

Nicht vorgegeben sind ein bestimmter Schulungsanbieter, eine pauschale Mindestdauer, ein bestimmtes Zertifikat oder ein starrer jährlicher Wiederholungstermin. Auch ein teurer Kurs ist nicht allein wegen seines Preises die passendere Maßnahme. Umgekehrt wird ein beliebiges Video nicht automatisch dadurch ausreichend, dass jemand es angesehen hat.¹²

Praktisch bedeutet das: Sie entscheiden über die Umsetzung, müssen dabei aber den tatsächlichen Bedarf Ihres Unternehmens berücksichtigen. Eine Schulung sollte nicht nur von KI handeln, sondern Ihren Mitarbeitern bei den Aufgaben helfen, für die sie KI einsetzen.

Wer braucht welche KI-Schulung?

Bevor Sie Angebote vergleichen, klären Sie drei Fragen: Wer arbeitet womit – und was könnte dabei schiefgehen? Ergänzen Sie, welches Wissen bereits vorhanden ist. Damit greifen Sie die wesentlichen Kriterien aus Artikel 4 auf, ohne gleich ein umfangreiches Weiterbildungsprojekt aufzusetzen.¹

Für die Planung bietet sich folgende, nicht gesetzlich vorgeschriebene Einteilung an:

Mitarbeiter mit alltäglicher KI-Nutzung: Im Vordergrund stehen Grundlagen, Grenzen der Systeme, die Prüfung von Ergebnissen und der Umgang mit persönlichen oder vertraulichen Informationen. Dazu kommen Ihre betrieblichen Regeln: Welche Werkzeuge sind erlaubt, welche Daten dürfen eingegeben werden und wer hilft bei Unsicherheiten? Das BSI empfiehlt ausdrücklich, Mitarbeiter über solche Nutzungsregeln zu informieren und sie für Risiken zu sensibilisieren.⁴

Verantwortliche für Prozesse, Auswahl und Einführung: Wer KI-Anwendungen beschafft, Arbeitsabläufe verändert oder Ergebnisse für folgenreiche Entscheidungen nutzt, braucht zusätzliche Kenntnisse zu den konkreten Verfahren. Planen Sie hier beispielsweise eine vertiefende Einweisung in Freigaben, Kontrollen und Zuständigkeiten ein.

Personen mit Aufgaben bei Hochrisiko-KI: Hier genügt eine allgemeine Awareness-Schulung nicht automatisch. Artikel 26 Absatz 2 sieht für die menschliche Aufsicht insbesondere entsprechende Kompetenz, Schulung und Befugnisse vor. Welche zusätzlichen Anforderungen wann auf Ihr System anwendbar sind, muss gesondert geprüft werden.¹

Die Zahl der zu schulenden Personen ergibt sich deshalb nicht einfach aus der gesamten Mitarbeiterzahl. Ausgangspunkt sind diejenigen, die im Auftrag Ihres Unternehmens mit dem Betrieb oder der Nutzung der Systeme befasst sind. Dazu können auch externe Auftragnehmer gehören.¹

5 Wege, KI-Kompetenz im Unternehmen aufzubauen

Die folgenden Wege können einzeln oder kombiniert eingesetzt werden. Auch die Bundesnetzagentur nennt in ihrem Hinweispapier verschiedene Formate – vom Selbstlernen bis zu internen und externen Schulungsprogrammen.³

1. Eine interne Schulung mit eigenen Materialien organisieren

Sie können die Inhalte selbst zusammenstellen und durch eine fachlich geeignete Person aus Ihrem Unternehmen vermitteln lassen. Denkbar sind eine kurze Präsentation, gemeinsame Übungen und eine interne Anleitung für die erlaubten KI-Werkzeuge. Eine externe Zertifizierung des Schulungsanbieters verlangt Artikel 4 nicht.¹

Für ein überschaubares Team kann das gut passen: Sie besprechen unmittelbar die Fragen, die im eigenen Arbeitsalltag entstehen. Beispielsweise lässt sich gemeinsam prüfen, ob ein KI-generierter Text falsche Angaben enthält oder ob ein geplantes Eingabedokument vertrauliche Informationen preisgeben würde.

Der Aufwand liegt in der Vorbereitung und Pflege. Rechnen Sie nicht nur die Besprechungszeit, sondern auch Recherche, verständliche Aufbereitung, fachliche Prüfung, Nachholtermine und Dokumentation ein. Bestimmen Sie außerdem, wer die Materialien bei Änderungen aktualisiert.

Für eigene Unterlagen sind drei Quellen besonders hilfreich: Die EU-Kommission erläutert die Umsetzung von Artikel 4, die Bundesnetzagentur bietet praktische Orientierung und das BSI behandelt konkrete Risiken generativer KI. Das BSI hebt unter anderem kritische Ergebnisprüfung und klare betriebliche Nutzungsregeln hervor.²³⁴

Die Materialien sind öffentlich zugänglich. Sie ersetzen allerdings nicht Ihre Auswahl der passenden Inhalte und deren verständliche Vermittlung. Beachten Sie außerdem den Rechtsstand: Das hier verlinkte Hinweispapier der Bundesnetzagentur stammt aus Juni 2025; für den heutigen Gesetzeswortlaut ist die aktuelle Verordnung maßgeblich.

2. Einen externen Trainer für eine Inhouse-Schulung buchen

Eine Inhouse-Schulung bietet sich an, wenn konkrete Unternehmensprozesse im Mittelpunkt stehen sollen. Ein externer Trainer arbeitet mit Ihrem Team vor Ort oder in einem geschlossenen Online-Termin.

Der Vorteil liegt in der Anpassung: Statt allgemeiner Beispiele können Sie Ihre erlaubten Werkzeuge, typische Aufgaben und offene Fragen besprechen. Das ist besonders interessant, wenn mehrere Mitarbeiter denselben vertieften Lernbedarf haben.

Lassen Sie den Umfang im Angebot ausdrücklich beschreiben. Sind Vorbereitungsgespräch, individuelle Beispiele, Unterlagen, Teilnahmeübersicht und Nachbereitung enthalten? Gibt es zusätzliche Kosten für Anpassungen oder Anreise? Und wie erreichen Sie Mitarbeiter, die am Termin fehlen?

Ein konkretes Beispiel liefert die Haufe Akademie: Für ihre Inhouse-Angebote beschreibt sie eine Kalkulation nach Thema, Dauer und Anpassungsumfang. Zusatzleistungen und mögliche Reise- oder Materialkosten werden gesondert berücksichtigt. Ein verbindlicher Gesamtpreis entsteht daher erst mit dem individuellen Angebot.⁷

3. Mitarbeiter in ein externes Seminar schicken

Offene Präsenzseminare oder Live-Webinare kommen infrage, wenn einzelne Mitarbeiter intensiver lernen und Fragen unmittelbar mit einem Trainer besprechen sollen.

Für einen internen Ansprechpartner oder einen Prozessverantwortlichen kann das eine sinnvolle Investition sein. Für die breite Grundlagenschulung lohnt sich dagegen ein genauer Blick auf Teilnahmegebühren und gebundene Arbeitszeit.

Achten Sie auf die Zielgruppe statt nur auf das Wort „KI“. Ein Seminar für Führungskräfte, ein Prompting-Workshop und eine Awareness-Schulung verfolgen nicht automatisch dasselbe Lernziel. Prüfen Sie vor der Buchung, ob Chancen, Risiken, verantwortungsvolle Nutzung und die für Ihre Mitarbeiter relevanten Grundlagen abgedeckt werden. Konkrete Preisbeispiele finden Sie weiter unten.

4. Eine Online-Schulung im Selbstlerntempo nutzen

Bei einer zeitunabhängigen Online-Schulung bearbeiten Mitarbeiter die Inhalte ohne gemeinsamen Seminartermin. Das ist organisatorisch besonders interessant, wenn Beschäftigte an verschiedenen Standorten arbeiten oder zu unterschiedlichen Zeiten verfügbar sind.

Prüfen Sie neben dem Kurs auch die Verwaltung. Können Sie Personen zuordnen, offene Teilnahmen erkennen und den erfolgreichen Abschluss später wiederfinden? Ist ersichtlich, welche Kursversion absolviert wurde? Gibt es eine Lernzielkontrolle und einen verständlichen Schulungsnachweis?

Diese Funktionen sind keine pauschal vorgeschriebene technische Ausstattung nach Artikel 4. Für Ihre Organisation können sie aber entscheidend sein: Eine einzeln gespeicherte Teilnahmebescheinigung beantwortet noch nicht die Frage, wer im Unternehmen seine zugewiesene Schulung noch offen hat.

Online-Lösungen können die eigentliche Schulung mit der Dokumentation verbinden. Bei der KI-Kompetenz-Schulung von qonform lassen sich beispielsweise Teilnehmer zuordnen, Abschlüsse nachvollziehen und Nachweise zentral verwalten. Eine Teilnahme kostet 29,95 Euro netto; für größere Mengen gibt es Mengenpreise. Abgerechnet wird einmalig pro Teilnahme, ohne Abo.⁹⁹

5. Online-Grundlagen mit interner Einweisung kombinieren

Für Unternehmen, die zunächst allgemeine KI-Kompetenz vermitteln möchten, empfehlen wir einen kombinierten Ansatz: gemeinsame Grundlagen online, konkrete Unternehmensregeln intern, Vertiefung nach Bedarf.

Ein mögliches Vorgehen: Die betroffenen Mitarbeiter absolvieren zunächst eine Grundlagenschulung. Anschließend erläutert eine verantwortliche Person, welche KI-Werkzeuge eingesetzt werden dürfen, welche Informationen tabu sind, wie Ergebnisse geprüft werden und wann Rücksprache erforderlich ist. Mitarbeiter mit besonderen Aufgaben erhalten zusätzlich eine gezielte Einweisung oder Fachschulung.

So müssen Sie weder sämtliche Grundlagen selbst erstellen noch alle Mitarbeiter in dasselbe umfangreiche Spezialseminar schicken.

Die Praxisbeispiele im „Living Repository“ der EU-Kommission zeigen ebenfalls unterschiedliche Kombinationen und rollenbezogene Lernangebote. Die Sammlung dient dem Erfahrungsaustausch; das bloße Übernehmen eines Beispiels begründet nicht automatisch eine Vermutung der Rechtskonformität.⁵

Was kostet eine KI-Schulung? Konkrete Anbieterbeispiele

Die folgende Auswahl zeigt unterschiedliche öffentlich angebotene Schulungsformate und Preisniveaus. Sie ist kein vollständiger Marktvergleich und keine Rangliste der Schulungsqualität. Lernumfang, Betreuung und Zielgruppen unterscheiden sich. Verglichen werden öffentlich ausgewiesene Einzelteilnahmepreise, nicht individuell ausgehandelte Firmenkonditionen.

Preisstand: 15. September 2026. Alle Beträge zuzüglich Umsatzsteuer. Maßgeblich ist das jeweilige aktuelle Angebot. Beim TÜV-Rheinland-Theorietag ist der ergänzende Praxisteil separat buchbar.

Die höheren Preise stehen hier für andere Formate und teilweise deutlich weitergehende Lernziele. Sie sind nicht der gesetzlich vorgegebene Preis für die Umsetzung von Artikel 4.

Für Unternehmen bedeutet das: Persönliche Betreuung und Spezialisierung sind vor allem dort sinnvoll, wo der konkrete Einsatz sie erfordert. Für allgemeine Grundlagen kann eine kompakte Online-Schulung der wirtschaftlichere und organisatorisch einfachere Einstieg sein. Berücksichtigen Sie beim Vergleich deshalb neben dem Kaufpreis auch den internen Aufwand für Terminplanung, Nachholtermine und Nachweisverwaltung.

Wie lässt sich die KI-Schulung nachweisen?

Ein Zertifikat ist hilfreich, aber nicht gesetzlich als einzige Nachweisform vorgeschrieben. Die EU-Kommission verweist ausdrücklich auf die Möglichkeit, intern festzuhalten, welche Schulungen oder Anleitungen bereitgestellt wurden.²

Ein Schulungsnachweis dokumentiert eine konkrete Lernmaßnahme. Er bescheinigt nicht automatisch, dass Ihr gesamter KI-Einsatz sämtliche rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Für eine übersichtliche Dokumentation empfehlen wir, die durchgeführten Maßnahmen mit Thema, Inhaltsstand, Datum, zeitlichem Umfang und teilnehmenden Personen festzuhalten. Die Bundesnetzagentur nennt Art, Inhalt, Umfang und Teilnehmer als relevante Angaben.³

Ergänzen Sie bei einem digitalen Kurs die zugehörige Version und den Abschlussstatus. Halten Sie auch fest, welche unternehmensspezifische Einweisung Sie zusätzlich durchgeführt haben. So können Sie später nicht nur ein Dokument vorlegen, sondern erklären, wie die Maßnahme zum damaligen KI-Einsatz gepasst hat.

Hier hilft ein Audit Trail, also eine nachvollziehbare Schulungshistorie: Wer wurde welcher Schulung zugeordnet, welche Version wurde absolviert und wann wurde der Abschluss dokumentiert? Eine Schulungsmatrix ergänzt den Überblick über Personen und zugeordnete Trainings. Beides unterstützt Ihre Organisation – ohne eine eigene Prüfung der konkreten Anforderungen zu ersetzen.

Muss die KI-Schulung jedes Jahr wiederholt werden?

Artikel 4 schreibt keinen pauschalen Zwölfmonatsturnus vor. Ebenso wenig folgt daraus, dass ein einmaliger Kurs unabhängig von späteren Änderungen dauerhaft genügt.¹

Als praktische Routine empfehlen wir, den Schulungsbedarf mindestens einmal im Jahr bewusst zu überprüfen und erforderliche Auffrischungen einzuplanen. Das ist eine organisatorische Empfehlung, keine gesetzlich festgelegte Jahresfrist. Die Bundesnetzagentur beschreibt den Kompetenzaufbau als fortlaufenden Prozess und empfiehlt die Anpassung an technische Entwicklungen und veränderte Einsatzkontexte.³

Zusätzlicher Bedarf kann schon früher entstehen: etwa bei neuen KI-Werkzeugen, anderen Aufgaben, erkannten Wissenslücken oder geänderten rechtlichen Rahmenbedingungen. Warten Sie mit einer notwendigen Einweisung deshalb nicht auf den nächsten Jahreswechsel.

Neue Mitarbeiter sollten die für ihre Aufgaben erforderlichen Informationen ebenfalls rechtzeitig erhalten. Binden Sie die KI-Einweisung daher sinnvoll in Ihre Einarbeitung ein.

Fazit: Wählen Sie die Form, die zu Ihrem KI-Einsatz passt

Artikel 4 schreibt Unternehmen keinen bestimmten Kurs und kein festes Schulungsformat vor. Entscheidend ist, dass die Maßnahme zum tatsächlichen KI-Einsatz, zu den Aufgaben der betroffenen Personen und zu deren Vorkenntnissen passt.¹

Für viele Unternehmen dürfte deshalb ein pragmatischer Mix sinnvoll sein: gemeinsame KI-Grundlagen vermitteln, die eigenen Nutzungsregeln ergänzen und nur dort vertiefen, wo Aufgaben oder Risiken es erfordern. Wichtig ist außerdem, die durchgeführten Maßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren.

So wird aus der abstrakten Anforderung ein überschaubarer betrieblicher Prozess.